Uma das principais características da solução em Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da IMA é a flexibilidade e a autonomia que ela permite aos seus usuários. Este fato ganha uma dimensão especial quando analisamos o que está acontecendo em Agra dos Reis-RJ: um ano após terem implantado um projeto piloto, com a constituição de um birô digitalização para o Cadastro Imobiliário do Município, a tecnologia está transformando os processos administrativos em diversas outras áreas da Administração Municipal.
“Implantamos a solução há um ano para digitalização das fichas cadastrais do IPTU, que totalizavam 120 mil documentos, mas, além de já terminarmos esta tarefa, já digitalizamos outros 100 mil documentos das mais diversas áreas da Administração”, explica Ricardo Alexandre Fernandes, gerente de GED da Prefeitura de Angra (foto). “Na medida em que íamos terminando a digitalização do IPTU, iniciamos projetos de GED em outras secretarias”, complementa. Hoje, são nove projetos diferentes, que estão digitalizando desde o acervo da Biblioteca Municipal, para que possa ser acessado via Web, nas escolas, até as fichas dos funcionários da área da Educação.
Tudo isso está acontecendo sem que a Prefeitura de Angra tenha gastos extras com a tecnologia, uma vez que a solução permitiu que os próprios funcionários públicos tivessem domínio sobre ela, não impõe limites quanto ao número de usuários e não prevê a necessidade de novas licenças para a sua ampliação.
O birô de digitalização de Angra conta com três funcionários, que se revezam nas atividades de preparação do documento, digitalização e indexação. “Com as outras soluções disponíveis no mercado, não teria como fazer esta expansão. Além do custo ser muito alto, a dificuldade de obtenção de novas licenças dificultaria a expansão para outros órgãos”, avalia Fernandes.
Para o responsável da área de GED da IMA, Ribamar Carvalho, a satisfação de Angra dos Reis com esta solução comprova o êxito da consultoria oferecida pela empresa. “Fornecemos uma ferramenta extremamente útil,com excelente custo benefício e totalmente adequada às necessidades do nosso cliente”, comemora.
