O coordenador do Cadastro Mobiliário de Campinas, Paulo Ferroz, apresentou, no XI Congresso de Informática Pública (Conip), uma solução em Gerenciamento Eletrônico de Documentos desenvolvida pela IMA que permitiu a digitalização e indexação de cerca de 400 mil documentos da sua Coordenadoria, ligada à Secretaria Municipal de Finanças, Administração e Recursos Humanos da Prefeitura de Campinas. O site da IMA aproveitou para perguntar sobre as vantagens do sistema implantado.
Ima: Qual o principal benefício da solução implantada para o cadastro do ISSQN da Prefeitura de Campinas?
Ferroz: A solução permitiu a diminuição no tempo de acesso aos documentos de aproximadamente de 90 minutos para menos de cinco minutos, contribuindo para tornar o atendimento ao cidadão mais ágil e eficiente. Ela atendeu plenamente às nossas expectativas, proporcionando um significativo ganho de produtividade, com economia de espaço físico e otimização na utilização de recursos humanos.
Houve economia com a contratação da IMA?
A solução desenvolvida pela IMA teve um custo cerca de três vezes menor do que as disponíveis no mercado. Além disso, por utilizar ferramentas em software livre, a economia é maior ainda, pois não é necessário despender recursos para o pagamento de licenças para o banco de dados e para a visualização dos documentos.
Como foi a implantação do projeto?
As principais etapas para implantação do sistema consistem na preparação do documento para digitalização, na captura da imagem, na validação da imagem do documento, através da checagem dos dados, e, finalmente, na disponibilização do documento para a consulta, que é feita via internet.
Como ficou o fluxo de trabalho no setor com a implantação do GED?
A partir da digitalização, o trâmite do documento em papel deixa de existir. Os atendentes da Prefeitura e outros funcionários que necessitem acesso ao documento, podem obtê-lo no microcomputador. Isto traz vantagens adicionais, como maior segurança, uma vez que os documentos ficam protegidos de qualquer possibilidade de alteração, maior estimulo aos funcionários, que não precisam mais se prender a atividades desgastantes de localização destes documentos, além da liberação de espaço físico, que, com o arquivamento dos documentos em papel, pode ser utilizado para outras atividades.
