25/01/2012
Passado pouco mais de um mês de sua implantação, o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos da IMA (Imaged) já começa a alterar – para melhor, é claro - a rotina dos trabalhadores da Secretaria de Finanças de Itanhaém, município do Litoral Sul de São Paulo.
O GED permite que informações que antes estavam apenas em papel sejam digitalizadas e recuperadas instantaneamente na tela do computador. Ele começou a ser implantado na cidade no início de dezembro de 2011 e foi entregue oficialmente no dia 21 daquele mês.
A experiência demonstra o poder e a rapidez com que a ferramenta atua na modernização da administração pública, diminuindo o trâmite de documentos físicos e melhorando o armazenamento e o acesso às informações.
“O nosso projeto piloto está digitalizando as cerca de 400 mil fichas do Cadastro Imobiliário do Município”, explica Fábio Montenegro Fomm (foto), diretor de TI da Prefeitura de Itanhaém, complementando que, ao longo do mês de janeiro, já conseguiu digitalizar cerca de 10% do total. O Cadastro Imobiliário é composto pelas fichas do registro dos imóveis e é a base para a cobrança e resolução de problemas ligados ao Imposto sobre a Propriedade Predial e Territorial Urbana (IPTU).
De acordo com Fomm, a previsão é que todo o cadastro esteja digitalizado num prazo de oito meses. “Após esta fase, já podemos iniciar o atendimento ao público”, explica. “Com isso o serviço braçal, de procurar as fichas do cadastro sempre que era necessário, deixará de ser feito. Com poucos cliques, a informação aparece na tela do computador, gerando economia de tempo para os servidores da área e maior agilidade no atendimento.”
Para a implantação do GED, Fomm montou uma equipe exclusiva, compostas por cinco pessoas, três delas da área de Arquivo e duas do Cadastro Imobiliário. “Quando iniciarmos novos projetos, teremos que substituir apenas as duas pessoas do Cadastro Imobiliário por outras ligadas à nova área que adotará o GED”, prevê.
O fato de a IMA transferir toda a tecnologia foi um dos fatores determinantes para que a solução da empresa fosse a escolhida por Itanhaém. Fomm também destaca que o treinamento foi “bem elaborado, prático e rápido”. “Nós preparamos tudo que era necessário e que foi solicitado pela IMA. Após a segunda semana de implantação já estávamos operando o sistema”, conta.
A implantação do GED em Itanhaém foi financiada pelo Governo Federal, através do Programa de Modernização da Administração Tributária (PMAT), que contempla a aquisição de bens e serviços que busquem tornar mais eficiente o gerenciamento fiscal, resultando em um melhor atendimento para o contribuinte.
