01/02/2012
O birô de digitalização que a Informática de Municípios Associados S/A está implantando em Porto Alegre, capital do Rio Grande do Sul, recebeu a visita do secretário da Fazenda do município, Roberto Bertoncini, no final da tarde do dia 30 de janeiro.
Batizado de Central de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, o birô está localizado na sede da Procempa, que, como a IMA em Campinas, é o braço tecnológico da Prefeitura da Capital Gaúcha. Bertocini foi conhecer a ferramenta que fará, inicialmente, a digitalização de 1,5 milhão de documentos da secretaria que está sob seu comando.
O secretário foi recebido pelo diretor técnico da Procempa, Zilmino Tartari, e por Ribamar Carvalho, analista da IMA, coordenador do processo que está transferindo a tecnologia e conhecimento do Imaged à Procempa.
Imaged
O Imaged permite que informações que antes estavam apenas em papel sejam digitalizadas e recuperadas instantaneamente na tela do computador.
Junto às equipes paulista e gaúcha que estão desenvolvendo o processo, os gestores municipais assistiram a primeira demonstração de digitalização de um documento a partir da nova central. O gerente de Operações da Procempa, Lafaiete dos Santos, também acompanhou o evento.
Além de exaltar a consolidação do projeto de digitalizar documentos e dizer que isso é meta perseguida pela Procempa desde 2005, Zilmino lembrou que os novos processos gerados na Fazenda já nascerão virtuais a partir de equipamentos instalados nas pontas. O diretor ainda lembrou que um dos entraves até então era o tamanho dos arquivos gerados e que, agora, o modelo da IMA é extremamente otimizado". Esse montante de 1,5 milhão de documentos ocupará apenas 500 GB de memória", garantiu.
Preparação do arquivo
Na tarde de ontem, 31/01, o processo teve continuidade, com ajuste de orientação às equipes que estão na Secretaria da Fazenda sobre como os documentos devem ser preparados antes do envio à Procempa. Eles estão divididos entre 180 mil envelopes, agrupados por tipo, como “Questionário Individual de Cadastro de Imóveis”; “Croquis de Vistoria”; “Plantas Arquitetônicas”; “Contratos de Compra e Venda e de Usucapião”; “Parecer Fiscal”; “Matrículas”, e “Fotos dos Imóveis”.
O material encontra-se atualmente armazenado em grandes silos, cadastrados por ordem alfabética de ruas, ocupando parte do segundo andar do prédio da Prefeitura de Porto Alegre.
Na sexta-feira, 27/01, as primeiras caixas, contendo aproximadamente 804 lotes, já haviam sido enviadas pela Fazenda à Procempa. "Vamos agora orientar qual a melhor maneira de fazer essa preparação", afirmou Carvalho. Ele ainda disse que é estimulante estar começando este projeto, pela primeira vez em uma capital, e que a Procempa montou a melhor estrutura de birô que ele já teve oportunidade de conhecer para essa finalidade. "Este trabalho é um desafio que, ao final, certamente contribuirá para disseminar a cultura do GED aqui no Rio Grande do Sul", concluiu.
